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委任状の注意事項
間違いのない委任状を提出するにあたり、以下の事柄について必ず注意するようにしてください。これらを適切に守ることで、未然にトラブルを防ぎ、またトラブルが発生したとしてもそれに正しく対処できる装備を持つことになります。
- 委任状が、委任者である本人の直筆であること。代理人の手によって書かれた委任状は、トラブルの原因であり、また役所でも受理の対象とはなりません。
- 捨て印を押さないこと。委任内容を勝手に書き変えられるというトラブルが多数報告されています。
- 委任状の用紙においては、委任文言を書いたなら、必ず余白に止め印をするか、「以下余白」と書くようにすること。これもまた、委任事項を書き加えられるケースが頻発しているためです。
- 作成した委任状は、必ずコピーをとっておくこと。
- 委任する立場にある者が一人ではなく数名である場合、委任状末尾における印鑑は、代表者一人が押すのではなく、各人がそれぞれ自分の印鑑を押すこと。また、委任内容が同一であれば末尾に各人が氏名と印鑑を押すだけでよいが、もし各人それぞれが別の委任内容を持っているのなら、当然委任状も別々に書く必要がある。
ちなみに、捨て印とは、文書の作成後、字句の訂正といった不備が後に生じた場合を予期して、あらかじめ文書の余白に押印した印と同じ印を押しておくことを言います。
また、止め印とは、文書の作成後になお余白が生じた場合、他のものが後で勝手に書き加えないように、それぞれ文章の末尾に「ここまでしか書いていませんよ」という意味として押す印のことです。