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敬語・敬称の使い方
始末書をはじめとしたビジネス文書を書くにあたって、敬語の使い方にはよくよく注意しなければなりません。誤った敬語の用い方をすると、相手に不快な印象を与えたり、常識を欠いた無礼なものと見なされたりする可能性があります。そうなると、いかに構成や内容がしっかりしていても、文書本来の目的が台無しになってしまいます。
ここでは、ビジネス文書を書くうえで注意すべき敬語・敬称の用い方を示し、最後にその使い分けの目安を紹介したいと思います。
敬語・敬称を用いる際の注意点
- 目上の人に「殿」を使わない。
一般の手紙では、目上の人に「殿」を使うとイヤミに受け取られる可能性が高まるため、通常は「様」を用います。ビジネス文書でも、最近は「殿」より「様」を使う例が多くなってきています。 - 肩書きに「様」をつけない。
「社長」や「部長」などの肩書きは、そもそも敬称ではありませんが、役職に対する敬意から、事実上は敬意を含むものと考えられます。そのため、肩書きのうえに、さらに「様」をつけるとなると、いわば「様様」といった感じで重複表現になってしまいます。そのため、「社長」ならば「社長」とだけ書くようにします。ただし、手紙の宛名に書く場合は、「○○株式会社総務部長殿」というように、「様」や「殿」を使う場合があります。これは、だれ宛の手紙なのかを明確にするためだと言われています。
では以下に、宛名の場合と手紙文中の場合との、敬称の使い分けの目安を紹介します。
| 宛名の場合 |
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| 手紙文中の場合 |
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